Algunos gerentes de medianas y grandes empresas que han puesto en práctica un sistema de costeo ABC (Activity Based Costing) tradicional han tenido dificultades para obtener los resultados esperados debido, principalmente,  a dos factores: costos altos de implementación y  situaciones complejas con los empleados.

El enfoque que voy a introducir en esta publicación reduce, en gran medida, las complicaciones que tradicionalmente se asocian a la implementación de modelos ABC de gran escala.  Se apoya en estimaciones confiables de los gerentes en lugar de apoyarse en encuestas a empleados. Por otro lado les proporciona a los gerentes un modelo de costos más flexible que puede reflejar de mejor manera la complejidad de sus operaciones.

El tiempo y el costo son dos obstáculos que las organizaciones enfrentan con frecuencia para construir y darle mantenimiento a un modelo de costos ABC de gran escala.  El costo que implica volver realizar las entrevistas y encuestas a los empleados provoca que éstas no se llevan a cabo con la frecuencia adecuada y, por lo tanto, los costos por proceso, por producto o por cliente que se obtienen del modelo podrían volverse poco precisos.

Como consecuencia, los gerentes podrían perder confianza en los resultados y dejar de  enfocarse en los hallazgos relevantes que evidencia el modelo.  En ocasiones, los modelos tradicionales de costeo ABC  fallan en reflejar la complejidad de las operaciones reales del negocio.  En una organización muy grande, para lograr representar todas las variantes en un modelo ABC tendrían que agregarse muchas actividades aumentando demasiado su complejidad.

Otro problema potencial surge del proceso de entrevistas y encuestas a los empleados. Cuando las personas estiman cuánto tiempo tardan en realizar una lista de actividades que se les asignan, reportarán porcentajes que suman 100 (no reportan el tiempo ocioso o no utilizado).  Por lo tanto, los estimados de las tasas de conductores de costo son muy altos, porque se calculan asumiendo una utilización de los recursos a un nivel teórico del 100% de capacidad.

Los expertos ya han trazado un camino para solventar en gran medida los  problemas  mencionados:  el enfoque de Costeo Basado en Actividades en función del Tiempo (TDABC). La solución no es abandonar el concepto fundamental. La metodología ABC ha ayudado a muchas organizaciones a identificar oportunidades de mejoras en costos y rentabilidad, entre otros beneficios.

En este enfoque revisado, los gerentes estiman directamente las demandas de recursos impuestas por cada transacción, producto o cliente (Tasas de los Conductores de Costos).  Para hacerlo, es necesario estimar previamente dos parámetros:

Uno. El Costo de la Capacidad por Unidad de Tiempo (Tasa del costo)

El Costo por Unidad de Tiempo asociado con la disponibilidad de recursos se obtiene al dividir el Costo total de Capacidad Teórica (los costos totales de recursos dentro de un departamento dedicado al procesamiento de transacciones) entre la Capacidad Práctica para procesar transacciones expresada en unidades de Tiempo (el tiempo de los empleados que realmente está disponible para procesar trabajo).

En lugar de encuestar a los empleados sobre la forma como distribuyen su tiempo de trabajo, con TDABC los gerentes estiman directamente la Capacidad Práctica de los recursos suministrados.

La fórmula para calcular el Costo de la Capacidad por Unidad de Tiempo o Tasa del Costo es la siguiente:

Dos.  Los Tiempos Unitarios de las Actividades

Los gerentes determinarán un Tiempo Total de Procesamiento para cada transacción o proceso. Esto es el  tiempo que toma llevar a cabo una unidad de cada tipo de actividad o transacción.  El tiempo estándar de producción se establece mediante la observación de la operación o entrevistando a los empleados involucrados en el proceso.

En la práctica, los procesos que una organización ejecuta son complejos e incluyen diversas actividades con sus propias características y variaciones.  Por tal motivo, para cada proceso ejecutado en un departamento, se desarrolla una Ecuación de Tiempo que incluirá el tiempo requerido para cada paso, actividad, característica o variante en el proceso y que puede expresarse matemáticamente.

Gracias al uso de las Ecuaciones de Tiempo, el enfoque TDABC permite considerar las complejidades de los negocios de forma más simple en comparación con un sistema ABC tradicional. 

Calculando las Tasas de los Conductores de Costos

Finalmente, las tasas de los conductores de costos serán calculadas multiplicando las dos variables que se estimaron previamente:

Próximamente publicaremos y compartiremos con ustedes un e-Book que les ayudará a comprender con un mayor nivel de detalle cómo funciona la  metodología TDABC y cómo calcular los distintos componentes que requiere esta metodología, incluyendo la construcción de ecuaciones de tiempo simples y complejas.

Con información de Higgins, Brian (Prescriptive Financial Transformation – What Every CFO Should Know) The Journal of Corporate Accounting & Finance, January 2018, Wiley Periodicals Inc.

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