Las tendencias tecnológicas han evolucionado a favor de las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) que buscan mejorar sus destrezas en el área de la Inteligencia de Negocios (BI, Business Intelligence) y la Analítica. Las herramientas son cada vez más fáciles de utilizar para los usuarios no técnicos, usuarios de negocios que conocen sus datos pero que probablemente no tienen el entrenamiento ni las habilidades para escribir consultas o extraer los datos requeridos.

Esa evolución en las herramientas tecnológicas disponibles para las PYMEs ha sido clave porque la mayoría de estas empresas no cuentan con el nivel de recursos de TI, humanos y técnicos, que muchas empresas más grandes tienen para poder gestionar sus datos, construir sus bodegas de datos y desarrollar aplicaciones de Inteligencia de Negocios y Analítica.

En la actualidad, las herramientas que más utilizan las PYMEs para acceder, analizar, presentar y generar informes de sus datos son las aplicaciones de hojas de cálculo y las herramientas de generación de informes integradas en soluciones puntuales de finanzas, ventas, operaciones y administración. Sin embargo, considerando que la Analítica se ha convertido en un diferenciador competitivo para las PYMEs, los gerentes deben determinar si sus herramientas y plataformas actuales realmente son adecuadas para satisfacer sus necesidades de toma de decisiones basadas en datos.

Si los gerentes de las PYMEs no tienen la habilidad de interactuar con los datos de manera efectiva estarán en desventaja, especialmente considerando que el crecimiento, el cambio y las obligaciones regulatorias implican un incremento en el tamaño y variedad de los recursos de datos, así como en la complejidad de las exigencias analíticas.

Muchas PYMEs ya tienen claro que deben mejorar sus capacidades para acceder, analizar y compartir sus datos, pero es importante que comprendan que debe ser un proceso. El mejor enfoque para lograrlo es establecer y alcanzar objetivos de forma gradual, manteniendo la implementación de nuevas tecnologías y métodos alineada con los objetivos del negocio. Para esto es fundamental el trabajo conjunto entre los líderes de negocios y los líderes de tecnología de la organización.

La siguiente gráfica muestra los seis aspectos en los cuales, de acuerdo con el investigador de BI David Stodder, las PYMEs deberían enfocarse para moverse más allá de las hojas de cálculo y mejorar sus capacidades para obtener hallazgos valiosos en sus datos (data insights).

PYMEs: 3 aspectos para enfocar sus esfuerzos

1. Mejore su productividad superando las limitaciones de las Hojas de Cálculo

Muchos usuarios en las PYMES comienzan su camino hacia el análisis y la presentación de datos usando aplicaciones de hojas de cálculo como Microsoft Excel o Google Spreadsheets, debido a que éstas usualmente ya forman parte de sus aplicaciones de productividad personal y de oficina.

Tomando esto en cuenta, muchas herramientas de BI y Analítica se integran con las hojas de cálculo facilitando el flujo de datos entre ellas.

Sin embargo, a medida que las PYMEs crecen en número de usuarios, líneas de negocio, productos, servicios y canales de venta, muchas enfrentan dificultades significativas cuando dependen de hojas de cálculo para el análisis, preparación de informes y presentación de datos. Al crecer el negocio, las hojas de cálculo se vuelven más grandes y numerosas. Los usuarios las comparten, hacen sus propias copias, importan datos nuevos o los cortan y pegan manualmente en ellas.

Eventualmente los usuarios pierden la confianza en el análisis porque surgen dudas sobre quién realmente tiene los datos correctos en sus hojas de cálculo. Además, surgen problemas de productividad cuando ciertos usuarios crean sus propias fórmulas y páginas dentro de las hojas de cálculo, de forma que los demás pasan mucho tiempo tratando de entenderlas. La estandarización de las estructuras y de los datos en hojas de cálculo requiere muchas veces de capacidades técnicas que los usuarios comunes en las PYMEs no tienen.

2. Aumente la confianza del usuario en los datos estableciendo una gobernanza compartida

El crecimiento y la diversificación de los negocios muchas veces resulta en la creación de diversos silos de datos (almacenes de datos independientes en las distintas áreas de una empresa) que son difíciles de integrar por diversas razones.

Las distintas divisiones o departamentos se sienten dueños de sus datos y creen que solamente pueden confiar en ellos por lo que no están interesados en la consolidación de datos para construir un recurso compartido que es necesario y puede ser muy valioso. Es muy importante que las PYMEs construyan la confianza en sus datos y para lograrlo deben considerar cuestiones relacionadas con las personas, la tecnología y la gestión de datos. Deben adoptar buenas prácticas para mejorar la calidad de los datos.

Estas prácticas buscan minimizar el ingreso deficiente de los datos y corregir errores mediante el uso de herramientas especializadas en mejorar la calidad de los datos que no permitirán que datos incorrectos se vuelvan parte de los análisis e informes de BI de los usuarios. Las organizaciones deben lograr que las partes interesadas (de negocios y de TI) trabajen juntas para mejorar la calidad, gestión y gobernanza de los datos. Esto promoverá una mayor confianza de los usuarios en sus activos de datos compartidos.

3. Evalúe tecnologías que le permitan a los usuarios interactuar efectivamente con sus datos

Una PYME tendrá ventaja sobre sus competidores si puede darle a sus usuarios acceso a más fuentes de datos y la certeza de que pueden confiar en ellos. Además, los usuarios necesitan espacios de trabajo que les permitan interactuar con los datos de manera eficaz. Esto incluye construir consultas, crear informes, definir métricas, explorar datos para hallazgos analíticos, crear y compartir visualizaciones de datos. Las hojas de cálculo ofrecen opciones limitadas para la interacción con los datos. Las PYMEs deben evaluar los beneficios potenciales de la Inteligencia de Negocios (BI) y las herramientas de Analítica para darles a los usuarios mejores opciones de interacción.

Las PYMEs necesitan soluciones tecnológicas que les permitan a los usuarios manejar por sí mismos el acceso y análisis de los datos, sin depender del personal de TI. El mercado tecnológico ha respondido con herramientas de BI, analítica y descubrimiento de datos del tipo “self-service” que proveen espacios de trabajo en los cuales los usuarios no técnicos pueden ir más allá de los reportes rígidos para manipular de distintas maneras los datos, ejecutar análisis de descubrimiento exploratorio y crear sus tableros de control.

Algunas soluciones tienen plataformas analíticas de gran rendimiento para que los usuarios puedan trabajar con conjuntos de datos muy grandes sin necesidad de apoyo técnico, obteniendo acceso a sus datos casi en tiempo real.

La tendencia hacia las soluciones “self-service” reduce los largos ciclos de desarrollo de TI y produce visualizaciones de datos interactivas y tableros de control básicos. Para usarlas, los usuarios necesitarán orientación profesional y entrenamiento.

En la siguiente y última entrega de esta publicación analizaremos los otros aspectos en los cuales deben trabajar las PYMEs, incluyendo el uso de Aplicaciones en la Nube, Big Data y la implementación del Análisis Predictivo.

Con información de Moving Beyond Spreadsheets, Six Steps for Enabling Small and Midsize Businesses to Gain Data Insights, Stodder, David, TDWI Checklist Report, TDWI Research, 2014.