La semana pasada abordamos la primera parte del tema Presupuesto Base Cero: Guía para comprender la metodología y esta damos seguimiento al tema refiriéndonos a aspectos como la preparación del presupuesto formal y final, entre otros.

Metodología de Presupuestación Base Cero

Se enfoca en dar a los gerentes la gobernanza de sus costos mediante un análisis crítico de los rubros de gastos. Si bien es cierto que su implementación requiere un alto consumo de tiempo, también es cierto que si se realiza correctamente apoyará en la reducción de costos de la organización. Además, motiva la colaboración de todas las áreas, por lo que contribuye a que toda la organización se mueva hacia las mismas metas.

A continuación dos aspectos que continúan con la serie anterior.

4. Preparar el presupuesto formal de la organización basándose en las decisiones tomadas en el paso 3. El producto final de las reuniones de calificación (jerarquización) y análisis será la Tabla de Calificación de Prioridades de toda la organización. Luego de la calificación final, el gerente responsable de la organización estudiará dicha tabla, realizará los ajustes necesarios, decidirá cuáles Paquetes serán o no financiados, y finalmente dibujará en la tabla la “línea de financiación” o funding line que indica los Paquetes que se han aprobado, los que no se han aprobado y los costos de cada uno de ellos.

La Tabla de Calificación de Prioridades es un registro de todas las decisiones que se tomaron en el proceso de Presupuestación Base Cero. No solo muestra lo que se financiará y lo que no en el próximo año, también califica las actividades según su prioridad para que los ajustes durante el año puedan realizarse más fácilmente.

5. El presupuesto final, aunque está preparado de una manera no tradicional, tendrá un formato similar al producto final del enfoque tradicional de presupuestación. El desglose de los costos (por ejemplo, sueldos, bonificaciones, viajes) alimentará directamente al sistema de control y presupuestación existente en la empresa.

Presupuesto Base Cero, algunos hechos relevantes…

Presupuestos desasociados

Los presupuestos no están asociados a los gastos del año anterior. Se construyen de abajo hacia arriba.

Validación de lo más rentable

Para justificar adecuadamente sus gastos, los gerentes deben validar la forma más rentable de ejecutar sus actividades y programas. Deben eliminar cualquier gasto que no esté alineado con la estrategia.

Cultura consciente

Se construye una cultura más consciente de los costos.

Costos de todo tipo

Metodología válida para costos de todo tipo (generales, administrativos, ventas, operación, mercadeo, gastos de capital, etc).

Eliminación de lo no productivo

Contribuye a la reducción de costos eliminando gastos no productivos y desperdicio, de modo que los recursos pueden invertirse en crecimiento y adquisiciones.

La presupuestación Base Cero en 3 etapas

Los gerentes identifican sus actividades. Estas actividades forman los llamados Paquetes de Decisión. En cada paquete de decisión se analiza el costo de las actividades, se establece su propósito, se identifican formas alternativas para alcanzar el mismo propósito, se establecen medidas de desempeño para las actividades, y se evalúan las consecuencias de que las actividades no se ejecuten o que se realicen en distintos niveles de servicio. Los paquetes de decisión pueden prepararse en un nivel básico, que representaría el mínimo nivel de servicio o soporte requerido para cumplir los objetivos de la organización. Pueden prepararse además otros paquetes de decisión llamados Paquetes Incrementales o Incrementos , que representarían niveles más altos de servicio o soporte para las mismas actividades o procesos del paquete de nivel básico.
La gerencia deberá clasificar o jerarquizar todos los paquetes de decisión de acuerdo a los beneficios que le proporcionan a la organización. Esto le permitirá tomar decisiones sobre cuánto se gasta y en qué se gasta. Esta jerarquización o clasificación de los paquetes de decisión debe suceder en los distintos niveles de la organización. Cada gerente o responsable de un área deberá jerarquizar todos los paquetes de decisión que él mismo o sus subordinados preparan. De manera similar, su superior jerarquizará esos paquetes de decisión junto con los preparados por otros empleados bajo su supervisión.
Los recursos finalmente serán asignados de acuerdo al orden de prioridad establecido, hasta llegar al nivel disponible para gastar.

Con información de Anderson, R., & Schmitt, R. (2016). Zero-Based Budgeting 2.0. Thought Leadership, 4., Garvin, D. (2015). Americhem: The Gaylord Division (A-1). Harvard Business School 9-314-011, 23, Comparing budgeting techniques (Incremental v ZBB).

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