Seguimos con el documento de Abner Huertas: Costeo Basado en Actividades.  Esta vez con el título “Arme las piezas del rompecabezas: Recursos, Actividades y Objetos de Costo”.

Una vez definido lo que vamos a responder es tiempo de armar las piezas de nuestro rompecabezas, este punto trataré algunos aspectos técnicos. Como recordarás ABC está compuesto por: Recursos, Actividades y Objetos de Costo. Las preguntas clave de negocio nos darán la pauta de qué información deberá contener cada una de ellas. Por ejemplo, las preguntas de negocio típicas son:

• ¿Cuál es el costo/rentabilidad de nuestros clientes?
• ¿Cuál es el costo/rentabilidad de nuestros productos?
• ¿Cuál es el impacto de nuestras actividades a nuestros productos?
• ¿En qué procesos podemos mejorar?

Con estas preguntas buscamos descubrir, indagar, preguntarse y dar respuestas a las siguientes revelaciones a típicas:

• Productos con alto volúmen/servicios sobre-costeados: Lo que te permite descubrir aquellos productos cuyo costo es mayor que el que realmente debiera tener, estos son los famosos productos que subsidian el costo de otros.
• Productos con bajo volúmen/servicios están bajo-costeados: Para determinar el por qué ciertos productos no tienen el costo que debieran tener y están siendo subsidiados por otro producto. Haciendo que este mismo, probablemente, sea mucho más rentable de lo que realmente es.
• Diferencias en la rentabilidad del cliente: Muchas empresas se dan cuenta que aquellos clientes que consideraban más rentables realmente no lo son, los resultados del análisis ayudan a demostrar y sustentar el por qué no son rentables y cuáles son las causas de ello.
• Oportunidades de mejora de procesos: Por medio de un análisis de cuadrante de importancia estratégica y costo alto ó bajo, podemos enfocar aquellas actividades y/o procesos que deben ser enfocados para su mejora, estas son aquellas actividades que se clasifican como importancia baja (es decir no se percibe que la misma sea realmente relevante para la operación pero debe hacerse) pero cuyo costo es alto.
• 25-35% de las actividades no contribuyen a alcanzar las metas organizacionales: Cuando analizamos las actividades es común percatarse que existen muchas de ellas en las cuales se invierte tiempo del personal y no son actividades relevantes al negocio. Entre ellas podríamos mencionar actividades como “Atender quejas” la cual si su costo es alto, claramente muestra que no está alineada a las metas organizacionales por lo que se deberá tomar acciones correctivas para disminuir el número de quejas.
• 80% de los costos lo consumen 20% de las actividades: Este análisis también conocido como Pareto. Es útil para identificar aquellas actividades que requiere analizar si son relevantes para el negocio o si son necesarias tenerlas en un detalle granulado; esto permite poder mejorar el catálogo de actividades y centrarse en lo importante para el negocio.

Cuando ves la información tenemos claro que nuestro objeto de costo son: Clientes y Productos. También nos da la pauta que nos interesan las actividades y cuáles de estas podemos mejorar. Por su parte los recursos son prácticamente similares en cualquier organización, su información es netamente contable y por centro de costo por lo que en este módulo no requiere mayor enfoque en comparación con los otros dos.

De esto sabemos que vamos a necesitar información sobre:

Teniendo la estructura es momento de analizar las reglas de negocio. Las reglas de negocio determinan cómo será la distribución del costo, desde que parta de los recursos hasta llegar a los objetos de costo. En estas reglas de negocio se debe definir:

• Conductor: El conductor puede definirse también como la unidad de medida de una cuenta fuente. Por ejemplo, una actividad llamada “Recibir solicitudes de producto” su conductor podría ser “# de Solicitudes recibidas”. Esto define que esta actividad es media por este conductor. Se definen para los recursos y actividades.
• Criterio: El criterio establece, en el caso de la actividad “Recibir solicitudes de productos” a qué productos debe afectar. Un criterio podría ser que afecte a todos los productos que tuvieron al menos una solicitud en el período. Para el caso de los recursos, regularmente se realizan encuestas de actividades para determinar como un recurso es distribuido por las actividades; estas encuestas son llenadas por el personal de la organización.
• Estadístico: El estadístico es la cantidad o valor del conductor de acuerdo al destino; es decir, será el # de solicitudes recibidas por cliente. Para este efecto nuestro listado estaría separado por período, conductor, objeto de costo y el valor del mismo.

Con la estructura del modelo, sus saldos contables y las reglas de negocio revisadas, validadas y aplicadas procedemos a la parte más emocionante de todas, el análisis.

Espere la próxima semana la continuación del documento Costeo Basado en Actividades elaborado por el consultor de BiCon, Abner Huertas.