Los altos gerentes saben que una clave para que su organización alcance los objetivos estratégicos es mantener un crecimiento constante; y que éste se logra únicamente cuando existe una cultura con visión a direccionarse en una ruta que los fuerce a mantener un crecimiento continuo desde dentro hacia fuera.

Lo interesante es que dentro de estas mismas empresas existe el deseo latente de mejorar pero se hace evidente la falta de las metodologías, las herramientas, una clara comprensión o tener claro qué es lo que se debe mejorar y por sobre todo conocer el por qué debe de mejorarse.

Entonces, sí queremos mejorar, sí queremos impulsar a nuestra organización ¿Qué necesitamos?, en este artículo discurriremos en el tema de mejora continua enfocándonos en los cinco pasos prácticos, al final tendrá el conocimiento de los pasos clave que conllevan una mejora continua, asimismo daremos a conocer las diversas herramientas que le ayudarán a conectar los puntos para encontrar los planes necesarios para mejorar las cosas.

Primeramente debemos considerar cuál es nuestra fuente de información. Lógicamente la calidad de las decisiones para realizar mejoras estará definidas de acuerdo a la calidad de la información que estemos utilizando para analizar.

La información de análisis debe poseer el suficiente nivel de detalle que nos permita detectar oportunidades. Una de las fuentes a las que en nuestras prácticas de consultoría hemos recurrido es a los resultados de los modelos de costeo.

Un modelo de costeo, como lo puede ser ABC/M, brinda la información que soporta las decisiones basándose en los diferentes procesos y actividades que se realizan dentro de la organización, ofreciendo una perspectiva de causales del costo para cada uno de los diferentes productos y/o servicios que ofrece la compañía.

Algo importante que debemos tomar en cuenta es el evitar utilizar los resultados de un modelo de costeo únicamente para la elaboración de reportes; y no es que éstos estén mal, sino que lo importante es sacar utilidad a la información para que señale los puntos de mejora, que al estudiarlo se podrá tomar las mejores decisiones para hacerlos eficientes y que esto se traduzca en ahorros para la empresa.

Los cinco pasos de la mejora continua

Como discurríamos en los párrafos anteriores para poder encontrar oportunidades de mejora lo primero es contar con información. Ahora supongamos que ya contamos con dicha información, el primer paso que necesitamos hacer es identificar las oportunidades de mejora, la cual consiste en detectar cuáles son los puntos débiles de nuestra organización, normalmente esto es sencillo, todo buen gerente conoce cuáles son los puntos débiles, pero sin lugar a duda, la información recabada dará el respaldo para su identificación. Recordemos que para determinar qué se debe cambiar es inherente el conocer qué es lo que debemos cambiar con su sustentación correspondiente. Las herramientas comunes para identificar estas oportunidades son: los árboles de decisión, los análisis de valor, los análisis primarios y los análisis de brechas.

Una vez ya elaboramos nuestro listado de oportunidades de mejora el segundo paso que debemos hacer es identificar las causas raíz, tratar de solventar superficialmente una oportunidad de mejora es sólo alivianar el dolor pero sin quitar lo que causa el dolor; hacerlo superficialmente es cómo darle un analgésico a nuestra empresa para quitarle el dolor, pero por no encontrar qué lo causa, al poco tiempo se vuelve a sufrir del mismo problema. Por ello es recomendable aplicar herramientas tales como: los diagramas de causa y efecto, los diagramas relacionales, el análisis de Pareto y la técnica de los cinco por qué. Cuando se encuentra la causa raíz seremos capaces de quitar lo que realmente provoca la debilidad de la organización y de esta manera la predisponemos para un crecimiento al tenerla sana.

El tercer paso es identificar las posibles soluciones, a este punto ya identificamos el problema e identificamos las causas raíz, sabiendo éstas últimas podemos encontrar las soluciones que mejor se adapten a nuestra organización. Algo importante de mencionar en este punto es estar abierto a ideas diferentes, ya que cualquiera de éstas podrá ser la que de la solución certera. Las herramientas recomendables para este paso son las “Lluvias de ideas” y el “guion gráfico” .

Una vez definido el plan a seguir con las herramientas anteriores es momento de pasar al paso número cuatro: implementar las mejores soluciones. El equipo de mejora continua deberá de seleccionar la mejor solución que se adapte de acuerdo a los resultados del paso anterior.

Ahora que ya se ha realizado la correcta implantación se debe pasar inmediatamente al quinto paso, que es: Dar seguimiento a la mejora, que es precisamente éste el que garantizará su exitosa implantación; cuando una solución no funcione intente inmediatamente con otra.

Recuerde los siguientes aspectos clave:

•  Defina la oportunidad de mejora de forma clara y concisa.
•  Siempre identifique las causas raíz del problema para erradicarla totalmente.
•  Identifique las soluciones, sea creativo, no solo una sino varias posibles soluciones.
•  Desarrolle el plan de implantación y sea paciente en ver los resultados.
•  Siempre de seguimiento con honestidad viendo que si algo no funciona pruebe con otra solución.