Por Abner Huertas

El último trimestre de cada año es la temporada con mayor carga de trabajo para el área financiera. Todo inicia con la preparación de las hojas electrónicas, se incluyen nuevas cuentas contables y nuevos centros de costo, nuevos productos, entre otros; al estar listas se protegen para evitar que los colaboradores —con buenas intenciones— le ingresen información adicional que quizá por «descuido» del área financiera no se incluyó.

Estas hojas electrónicas reciben el nombre de plantillas. En el proceso de alistar las plantillas, el área financiera las divide en diferentes tipos: plantillas para ingresos, plantillas para gastos, plantillas para recursos humanos, plantilla para planificación de capital, entre otras; en sí, cada tipo de plantilla se separa porque tienen diferentes dimensionales. Lo interesante es que al final el área financiera puede llegar a tener un número de plantillas que inclusive puede duplicar el número de centros de costo de la organización.

Cuando las plantillas están listas se envían a cada una de las áreas encargadas de ingresar la planificación. Por lo regular se envía una plantilla por centro de costo, a veces dos u otras tres inclusive cuatro, todo depende de qué información sea responsable el área. Los colaboradores más rápidos envían su información en un período de tiempo corto, a los dos o tres días; los que les gusta ser responsables la envían con uno o dos días de anticipación a la fecha tope; los que son puntuales la envían el mismo día de la fecha tope; y hay algunos a quienes hay que recordarles que la fecha de entrega ya pasó.

La verdadera travesía inicia desde el punto en que se empiezan a recibir las plantillas. Siempre pasa que la seguridad aplicada a la plantilla, no era tan buena como se creía al principio, ya que al abrir el archivo se encuentra información que no fue solicitada, claro que con algunos «comentarios» para que se comprenda el financiero el «porqué» del ingreso; estas plantillas pasan a un nuevo proceso que bien podría ser de «reingeniería» porque hay que reconstruir la misma. En otras ocasiones la información está incompleta, entonces hay que devolverla al remitente y solicitar su finalización. Las manos se levantan en señal de victoria cuando la información que se recibe está «perfecta».

El trabajo que consume la mayor parte del tiempo es el que prosigue: la consolidación. Algunas áreas no llegan a comprender el proceso que requiere la consolidación, y es algo aceptable ya que su participación es solo la de ser proveedores. Para explicar por qué el proceso de consolidación requiere tiempo —en especial para quienes son externos al área financiera— hay que considerar lo siguiente:

1. La información es multidimensional y varía de acuerdo al área: existen dimensiones «estándar» las cuales son períodos, escenarios, cuentas contables y centros de costo, dependiendo del área puede requerir más. Las áreas comerciales tienen al menos una dimensión que hace referencia a los productos, algunas tienen otra adicional que es la de fuerza de ventas. Los centros administrativos no requieren la dimensión de productos, se quedan con las dimensiones «estándar». Recursos humanos —dependiendo del caso— puede requerir una dimensión por empleado o tipo de puesto. El área a cargo de las inversiones de capital incluyen dimensiones de activos fijos. El desafío es integrar la información de diferentes áreas, que tienen diferentes dimensiones, a un formato con un número menor de dimensiones.

2. Las agregaciones y las fórmulas complejas: las agregaciones son los subtotales por cada jerarquía; esto incluye la estructura organizacional, la agrupación por familia de productos, por cuentas contables, etc. Recordemos que cada área puede tener diferentes dimensiones, lo que implica que hay que ejecutar una agregación por área y una donde estén todas consolidadas. En este punto también hay que considerar a las plantillas que por su naturaleza son calculadas, como lo es el caso de la planificación de mobiliario, donde lo que se planifica es el número de muebles y no el gasto.

3. Integración del real: por lo regular la planificación se realiza a un nivel de detalle diferente al de la información real. La integración del real requiere que el analista financiero «empate» las cuentas contables reales con las que están en la planificación, de esta forma, poder hacer un análisis de ejecución. Algunas veces este tipo de análisis se deja solo en la información consolidada dado el tiempo que requiere la extracción de la misma de acuerdo con las dimensiones que se requieren.

4. Elaboración de escenarios: no siempre es factible hacer escenarios de análisis, pero cuando se solicitan la pregunta es ¿sobre cuál información? Sobre la que ya está consolidada o sobre la información directa de las áreas. Si queremos hacer un análisis en las plantillas comerciales y ver cómo éste afecta al consolidado general, entonces hay que hacer el proceso completo de consolidación, se hace el cambio en las plantillas base y se hacen las agregaciones para consolidar.

A todo esto hay que sumar el tiempo que requiere la elaboración de informes regulatorios, directivos, operativos, de seguimiento, entre otros. Una cosa es cierta, las hojas electrónicas se resquebrajan al soportar el trabajo que requiere el área financiera. Las hojas electrónicas provocan que el esfuerzo de trabajo se enfoque en la preparación, envío, consolidación y preparación de informes; esto podría pasar a otro plano y enfocarse en el análisis, simulaciones, proyecciones y dejar la elaboración de informes a las áreas dueñas de la información.

La forma en la que podemos ser más eficientes con el tiempo, y así analizar la información, es incorporando una solución de Planificación y Proyecciones. En la siguiente entrada conversaremos sobre cómo puede agilizar su planificación con una solución informática, y sobre todo, cómo encontrar un buen retorno de inversión (ROI) al implementarla.

*Basado en el documento “How Agile is your planning? Escrito por Rand Heer.