En un ambiente de negocios tan competitivo como el actual, las organizaciones deben entender la naturaleza de la infraestructura y recursos con los que cuentan, al igual que la forma en que los mismos están siendo utilizados. Para lograrlo, muchas organizaciones de todas las industrias están generando y analizando métricas basadas en capacidad.

Estas empresas reconocen la importancia de comprender y medir adecuadamente la capacidad de sus recursos y la manera como la misma impacta sus resultados operativos.   

Una implementación adecuada de la metodología de Costeo Basado en Capacidad le ayudará a la organización a entender el impacto de la capacidad en la medición de la rentabilidad y le dará las bases para medir adecuadamente el desempeño de sus recursos.

Este es el primero de una serie de tres artículos que le ayudarán a comprender la metodología de Costeo Basado en Capacidad. Empezaremos con los conceptos y términos clave asociados a este método y terminaremos con un análisis comparativo entre el Costeo Basado en Capacidad y el método de Costeo de Absorción Completa, usando como referencia su implementación en una institución bancaria.

Para comprender adecuadamente el Costeo Basado en Capacidad, es importante identificar y definir ciertos elementos clave. El fundamento de esta metodología es el desarrollo de costos unitarios basados en capacidad.

Para generar costos unitarios basados en capacidad significativos, se requieren dos elementos:

• EL costo de los recursos necesarios para procesar un determinado volumen de transacciones.
• La cantidad de tiempo requerido para procesar ese mismo volumen de transacciones.

CONCEPTOS Y TÉRMINOS CLAVE

Los Grupos de Recursos

Según Spaller y McDonald los grupos de recursos son una agrupación lógica de recursos (asociados a personal, no asociados a personal o ambos) destinados a la ejecución de actividades similares relacionadas con el procesamiento de productos y servicios para los clientes internos y externos.

Por ejemplo, una agencia bancaria típica podría tener tres Grupos de Recursos: Cajeros, Plataforma (Servicio al Cliente) y Administración.  En este caso, los grupos de recursos se establecieron de acuerdo al tipo de actividades que realizan los empleados dentro de la agencia. En estos grupos de recursos se incluyen costos asociados al personal (como salarios) y otros costos no asociados al personal (renta de inmueble, energía eléctrica, comunicaciones, servicios de TI, etc.) destinados a la ejecución de las actividades de la agencia.

Otro ejemplo en el área de operaciones de un banco podría ser un centro de ACH (unidad responsable de la compensación automatizada de cheques) donde los gastos asociados con el Software y Hardware de ACH podrían formar un grupo de recursos y los gastos asociados al Personal de ACH podrían formar otro grupo de recursos. En este ejemplo, aunque todos los empleados de esta unidad realizan actividades similares, es necesario tener dos grupos de recursos separados porque todas las transacciones procesadas en un centro de ACH hacen uso del hardware y software, pero solo algunas de ellas requieren intervención humana.

Dos criterios que típicamente determinan la necesidad de un Grupo de Recursos independiente son:

• Tasas de compensación muy diferentes para recursos asignados a tareas similares y/o
• Ejecución de actividades o tareas especiales que involucran un conjunto de recursos y de conductores de costos particular.

Es importante comprender que el Costeo Basado en Capacidad no es adecuado para todos los Grupos de Recursos de una organización. Las métricas basadas en capacidad aplican para grupos de recursos orientados a la producción, donde se ejecutan tareas o actividades repetitivas y de gran volumen.  En un banco podrían ser los grupos de recursos de Cajeros de Agencias o el grupo de recursos de procesamiento de cheques.

Hay muchas áreas para las cuales las métricas basadas en capacidad no aplican. Por ejemplo, los grupos de recursos de Plataforma de Agencias Bancarias (Servicio al Cliente), gerentes de producto, gerentes de servicio al cliente, departamento legal, recursos humanos, algunas funciones de TI (como el desarrollo de software).

Capacidad Práctica versus Capacidad Teórica

La capacidad puede definirse de manera simple como las horas de producción disponibles para un Grupo de Recursos o un Centro de Procesamiento (ya sean horas de trabajo del personal o recursos de equipo) para un periodo definido de tiempo como un día, una semana o un mes.

Para la medición del desempeño, la Capacidad puede definirse y debe entenderse como Capacidad Teórica y Capacidad Práctica.

La Capacidad Teórica es el número máximo de horas disponibles. En el caso del recurso humano, podrían ser las horas pagadas (por ejemplo, 40 horas * 52 semanas) y para determinados equipos o dispositivos podrían ser las horas de operación (por ejemplo, 24 * 7 horas).

La Capacidad Teórica debe ajustarse con vacaciones, feriados, tiempo de ausencias por enfermedad, tiempo inactivo, mantenimientos preventivos, etc. para obtener la Capacidad Práctica que representa un dato más realista y sostenible de las horas disponibles para producción.

La Capacidad Práctica se utilizará como denominador tanto en el cálculo de la tarifa por hora de los grupos de recursos como en los cálculos de uso de la capacidad o capacidad utilizada.

En nuestro próximo artículo de esta serie, continuaremos explicando otros conceptos y términos clave que le permitirán comprender adecuadamente el método de Costeo Basado en Capacidad y la forma en que puede implementarse en las organizaciones.

El equipo de Consultores de BiCon, expertos en la implementación de metodologías de costeo y rentabilidad en empresas de diversas industrias, puede trabajar con su organización para capacitar a su personal en estas metodologías y puede proponerle a su empresa la implementación del modelo de costeo y rentabilidad que mejor se adapte a sus necesidades, haciendo uso de las mejores prácticas y metodologías disponibles.

Con información de Capacity-based Costing in Banking (Spaller, Robert; McDonald, Robert; National Association for Bank Cost & Management Accounting, 2007)