Es importante que las empresas que están iniciando un proceso de Mejora Continua estén conscientes de dos realidades: no se pueden mejorar las cosas que se dan por sentado y no se puede mejorar algo que no se entiende.
Un proceso disciplinado de Mejora Continua de cinco pasos impulsa a las organizaciones a sacar lo mejor del conocimiento que pueda tenerse del pasado y lo mejor de los talentos creativos y habilidades analíticas actuales para lograr una meta futura de Excelencia.
Cuando los colaboradores de una empresa aplican una herramienta práctica como ABM (Activity Based Management) junto con un objetivo de Mejora Continua, pueden producir muy buenos resultados. El ABM es una metodología de Mejora Continua que se basa en la información proveniente del ABC (Activity Based Costing) para detectar los puntos críticos y rastrear los procesos que no agregan valor al consumidor. Ayuda a detectar y corregir las actividades críticas, generar reingeniería de procesos en los procesos existentes, aplicar lo aprendido para futuros procesos e innovaciones y enfocar a la organización en la rentabilidad de los clientes.
La siguiente gráfica presenta los cinco pasos fundamentales para la Mejora Continua.
Paso 1: Identificar oportunidades de mejora
El primer paso en un proceso de Mejora Continua es identificar las oportunidades de mejora. Los pasos restantes se enfocarán en cómo se realizará la mejora. Antes de invertir tiempo y recursos en una iniciativa es fundamental tener una dirección clara para los esfuerzos de la mejora. En esta etapa la información que proveen metodologías como ABC y ABM es de gran valor para responder a preguntas tales como : ¿Se desea reducir costos de actividades que no generan valor agregado? ¿Se desea mejorar la relación entre actividades primarias y secundarias? ¿Se requiere mejorar la calidad de una actividad de valor agregado?
Paso 2: Identificar las causas raíz
El costo, calidad y tiempo de las actividades o procesos en una organización pueden ser impactadas por diversas situaciones. Una situación común que afecta los resultados de una organización es que las actividades sean ejecutadas por individuos que no están conscientes del impacto que sus labores tienen dentro de la empresa. Por ejemplo, en una empresa de manufactura la mala calidad del producto podría ser el resultado de un departamento de compras enfocado en reducir los costos de materia prima, sacrificando su calidad por un precio menor. La empresa tendrá que invertir en actividades extra para corregir la mala calidad de la materia prima, como inspección o devoluciones. Algunas herramientas efectivas utilizadas para buscar las causas raíz de un problema son: Diagramas de Causa y Efecto, Diagramas Relacionales de Causa y Efecto, Análisis de Pareto, la Técnica de los 5 por qués.
Paso 3: Identificar las posibles soluciones
Existen metodologías que pueden ayudar a un equipo de Mejora Continua a encontrar y evaluar posibles soluciones para un problema u oportunidad de mejora que ha sido detectado y cuyas causas raíz ya han sido identificadas. Las ideas que surjan deberán ser evaluadas razonablemente antes de iniciar con su implementación. Algunas metodologías utilizadas por los equipos de Mejora Continua para encontrar posibles soluciones son el “Brainstorming” y el “Storyboarding”.
Paso 4: Implantar la mejor solución
El equipo de Mejora Continua debe seleccionar la solución que ofrezca el mayor impacto sobre el problema y que además tenga altas posibilidades de éxito y alta tasa de retorno. Una Matriz de Evaluación de Soluciones es la herramienta más comúnmente utilizada para seleccionar la solución a implementar. Una vez que el equipo de Mejora Continua haya elegido qué solución o soluciones implementar, deberá desarrollar un plan detallado que incluya los recursos y tiempo necesarios para su implementación.
Paso 5: Monitorear la mejora
El equipo de Mejora Continua debe preguntarse y determinar qué tan bien funcionó la solución implementada y qué más se puede hacer. Es importante establecer una evaluación de procesos utilizando herramientas de Mejora Continua como ABM (Administración basada en actividades) y ABB (Presupuestación basada en actividades). El progreso debe evaluarse constantemente, verificando que la mejora se implante y sea efectiva. Si la solución no tuvo el éxito esperado y no se obtuvo todo el beneficio propuesto, deberá intentarse con otra alternativa. Es importante comprender que el proceso de Mejora Continua, en cualquier tipo de organización, es un proceso que no tiene fin.
Los procesos de Mejora Continua requieren de creatividad, paciencia, disciplina, honestidad, progreso y aprendizaje continuo.
Con información de Using Activity Based Management for Continuous Improvement, Julie Sahm and Tom Pryor (2000) y Activity-based Cost Management: An Executive’s Guide de Gary Cokins (Sep 7, 2001)
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