En esta publicación presentamos un resumen de las 12 mejores prácticas que han sido adoptadas por empresas líderes alrededor del mundo y que le permitirán a su empresa transformar el ciclo de planeación en un proceso evolutivo que genere retornos tangibles e intangibles y que le permita al departamento de finanzas asumir el liderazgo que le corresponde.
La gestión empresarial mejorará sustancialmente mediante la aplicación y cumplimiento de estas “mejores prácticas” de planeación y presupuesto:
UNO. Identifique la infraestructura de apoyo para el proceso de presupuesto
Debe conocer cuáles son los componentes con que cuenta para este proceso, incluyendo empleados, conocimiento, procesos y tecnología. Debe seleccionar las personas con las habilidades adecuadas y luego proveerles los procesos y herramientas correctas que permitirán la flexibilidad y control requeridos.
DOS. Defina el proceso de elaboración de presupuesto
Los procesos ayudan a asegurar el flujo entre las fases de planeación y a identificar los procedimientos más eficientes. Para tener un proceso de presupuestación efectivo debe definir claramente los siguientes elementos: la línea de tiempo, los objetivos, los recursos, los indicadores de desempeño (KPIs), los riesgos y retos.
TRES. Elija software especializado para planeación y presupuesto
Invierta en una aplicación que mejore la eficiencia, exactitud y consistencia del proceso de planeación, presupuesto y generación de reportes. La solución deberá ser parte del proceso de Gestión del Desempeño del negocio, automatizándolo y agregando un componente de Inteligencia de Negocios a su empresa. Investigue sus opciones apoyándose en consultores de negocios, conferencias, lecturas y otros medios.
CUATRO. Establezca el nivel adecuado para la elaboración del presupuesto
El presupuesto debe tener el nivel de detalle adecuado de modo que todos los datos incluidos sean significativos y relevantes para tomar decisiones. Debe permitir analizar las variaciones significativas que luego podrán ser investigadas a mayor detalle por otros medios.
CINCO. Defina las métricas o indicadores clave de desempeño
Los KPIs son métricas financieras y no-financieras que cuantifican objetivos para reflejar el desempeño estratégico de una organización. Dependiendo de la industria en la que opera su organización, puede investigar KPIs específicos mediante reportes de tendencias o de organizaciones similares. Estos KPIs ayudan a determinar la salud financiera de su empresa.
SEIS. Convierta la planeación y elaboración del presupuesto en un proceso colaborativo
Involucre en el proceso a personal de todos los niveles de su organización. Incluya ejecutivos, gerentes y especialistas en presupuesto. Un proceso colaborativo implica un mayor nivel de rendición de cuentas y una mejor ejecución de la estrategia corporativa. Puede utilizar herramientas como reuniones gerenciales, foros de retroalimentación y encuestas.
SIETE. Alinee las tareas operativas con la planeación estratégica
Es importante que las operaciones diarias respalden el plan corporativo de alto nivel para garantizar que los esfuerzos de planificación sean coherentes en todos los niveles departamentales de la organización. El plan estratégico corporativo debe extenderse desde la alta gerencia hacia el resto de la compañía.
OCHO. Alinee la asignación de recursos con los objetivos y la estrategia
Antes de asignar los recursos, las empresas líderes definen estrategias, objetivos e identifican métricas clave de desempeño alineadas con el plan corporativo. Las herramientas de Inteligencia de Negocios ayudan a los gerentes a identificar riesgos y oportunidades, permitiendo la asignación apropiada de recursos para proyectos que apoyan los objetivos clave.
NUEVE. Sea oportuno y preciso
Muchas empresas manejan procesos de planeación que consumen demasiado tiempo. Un ciclo de planeación que dura seis meses podría resultar en datos irrelevantes para el momento en que el plan esté operativo. Para lograr un ciclo de planeación oportuno es fundamental la definición clara de los KPIs, del plan de proyecto y de la línea de tiempo.
DIEZ. Gestione las condiciones cambiantes del mercado
Su proceso de planeación debe adaptarse rápidamente a las condiciones externas. El desempeño de los negocios mejora si tienen la habilidad de responder al clima empresarial, consolidar datos del plan y analizar información de manera oportuna. Algunas prácticas clave para desarrollar procesos flexibles son: Rolling forecasts (pronósticos continuos), re-forecasting mensual y análisis what-if.
Cuando el presupuesto se ha aprobado, el soporte y mantenimiento son necesarios para que el proyecto siga siendo exitoso. Continúe siendo un patrocinador visible del proyecto y promueva un ambiente de apoyo, apertura y comunicación.
Utilice incentivos asociados al cumplimiento de objetivos. Permita que los gerentes de departamentos produzcan sus propias metas y ofrezca paquetes de recompensas para quienes las alcancen.
Con información de Best Practices for planning and budgeting, A Prophix white paper, Prophix Software Inc., 2015
